Tarjoustyökalun käyttö AI Commerce verkkokaupassa – Opas tarjousten hallintaan

Tarjousten tekeminen verkkokaupan käyttöliittymässä

Asiakkaat voivat lisätä tuotteita ostoskoriin ja valita, siirtyvätkö tuotteet suoraan tarjoustyökaluun vai normaalille kassalle. Mikäli tuote on tarjoustuote ilman määritettyä hintaa, "Lisää ostoskoriin" -nappi voidaan korvata "Pyydä tarjous" -napilla, jolloin asiakas siirtyy suoraan tarjoustyökaluun.

Tarjoustyökalussa asiakas voi aloittaa prosessin joko vieraana tai rekisteröityneenä käyttäjänä. Pakolliset tiedot, kuten yhteystiedot ja toimitusosoite, mahdollistavat kauppiaan yhteydenoton ja esimerkiksi tarjouksen rahtihinnan laskennan.

Asiakkaat voivat lisätä tarjouksiinsa liitteitä, kuten projektisuunnitelmia, jotka kauppias näkee tarjouksen yhteydessä. Kun asiakas lähettää tarjouspyynnön tai hyväksyy tarjouksen, kauppias saa ilmoituksen ja voi tarkastella ja muokata pyyntöä hallintapaneelissa kohdassa (Quotes → ID).

Tarjouksen hyväksyminen ja toimitusehdot

Kun kauppias muokkaa hintoja ja hyväksyy tarjouksen, asiakkaalle lähetetään sähköposti, joka sisältää kirjautumislinkin suoraan kassalle sekä PDF-muotoisen tarjouksen. PDF:stä löytyvät tarjouksen ehdot ja sisältö selkeässä muodossa.

Siirtymällä sähköpostissa olevasta linkistä (‘Avaa tarjous’) asiakas voi viimeistellä tilauksen verkkokaupan kassalla asiakaskohtaisesti määritetyillä maksu- ja rahtitavoilla.

Mikäli asiakas muuttaa toimitusosoitettaan tai ostoskorin sisältöä tarjouksen hyväksymisen jälkeen, järjestelmä rauettaa tarjouksen automaattisesti estääkseen mahdolliset väärinkäytöt, kuten volyymialennuksista hyötymisen pienemmällä tilausmäärällä. Järjestelmä ilmoittaa asiakkaalle tarjouksen mitätöitymisestä.

Tarjousten hallinta hallintapaneelissa

Myyjä voi luoda tarjouksia suoraan hallintapaneelista. Prosessi alkaa asiakkaan valinnalla, ja jos asiakasta ei ole järjestelmässä, hänet on ensin lisättävä. Uuden asiakkaan luonti tapahtuu (Customers → + Create New)

• Voit myös kopioida aiemman tarjouksen, mikä on kätevää toistuvissa asiakastarpeissa avaamalla kopioitavan Quoten → Duplicate Quote.

• Tarjouksen sisältö määritetään lisäämällä tuotteita tarjoukseen ennakoivalla haulla kohdasta (Quotes → Edit Quote #123… → Quotes Products). Voit hakea tuotteita tuotteen nimellä (Name) tai tuotetunnuksella (SKU)

Tarjoushintojen hallinta

Muokkaa alennuksia tuotekohtaisesti:

Kauppias voi asettaa tuotteille erilliset tarjoushinnat joko yksittäisten tuotteiden tuoterivejä muokkaamalla:

• Stock = varastosaldo, indikaattorina kauppiaalle

• Price (Net) = Tarjouksella asetettu myyntihinta nettona

• Original (Net) = Tuotteen oletushinta nettona

Huom. Mikäli yksikin tuote on ilman oletushintaa ei näytetä tarjouksen määrää eikä OVH -rivien yhteishintaa.

Hallinnoi tuotteiden alennuksia massamuokkauksella:

Massamuokkaus mahdollistaa prosentuaalisen tai kiinteän alennuksen antamisen kohdassa Quote #123… → Mass Discount. Massa-alennuksia hyödyntämällä voi antaa joko prosentuaalisen tai kiinteän alennuksen. Mikäli käytetään kiinteää alennusta, järjestelmä jyvittää alennuksen tuoteriveille niiden arvojen mukaisesti. Esimerkiksi 1084,56 euron kokonaissumman voi näin muuttaa tuhanteen euroon. Prosentuaalisen alennuksen tapauksessa sama alennusprosentti kohdennetaan kaikille tuoteriveille.

Rahtitarjoukset ja lisäasetukset

Tarjoukselle voidaan määrittää rahtitarjous joko valitsemalla olemassa oleva rahtitapa tai käyttämällä "tarjousrahtia". Tarjousrahdin yhteydessä voidaan asettaa myyjän laskema hinta, jota käytetään toimituksessa normaalista rahtihinnoittelusta riippumatta.

• Huom. Tämä toiminto tulee näkyviin dynaamisesti vain jos Tarjousrahti moduuli on asennettu shipping modules sivulla.

Valitse toimipaikka, jolle tarjous kirjataan

Quote Info → Warehouse

Tässä kohdassa valitaan, mihin toimipisteeseen myynti kirjautuu, kun asiakas tekee tarjouksen (quoten) pohjalta tilauksen. Tällä tavalla myynti voidaan kohdistaa halutulle toimipisteelle toiminnanohjausjärjestelmässä, vaikka tilaus tuleekin verkkokaupan kautta. Näin tietyt toimipisteet ja niiden myyjät hyötyvät edelleen tarjoustyökalun käytöstä.

Kommentit ja automaattiset muistutukset asiakkaalle

Tarjouksiin voi lisätä kommentteja sekä CC-sähköpostiosoitteita (kopiot).

• Lisää kommentteja ja CC-osoitteita kohdassa: Comment and CC’s

Statustiedot sisältävät kaikki aiemmat tapahtumat, ja järjestelmä päivittää statuksen automaattisesti esimerkiksi silloin, kun asiakas hyväksyy tarjouksen kassalla.

• Seuraa tarjouksen etenemistä kohdassa: Status History

Tarjouksille voidaan määrittää automaattiset muistutusviestit sekä raukeamisaika, esimerkiksi 14 vuorokautta lähettämisen jälkeen.

Aseta automaattiset muistutukset:

1. Siirry kohtaan Quote Info → Send Reminder ja valitse True.

2. Määritä muistutuspäivä kohdassa Date Reminder.

3. Voit myös lisätä seurantaviestin (Follow Up) valitsemalla True ja asettamalla päivämäärän kohtaan Date Follow Up.

Tarjouksen lähettäminen asiakkaalle

• Kun olet tarkistanut tarjouksen yhteenvedon voit lähettää tarjouksen asiakkaalle sivun yläosasta klikkaamalla → Email Quote. Tällöin järjestelmä lähettää tarjouksen asiakkaalle sähköpostitse.

  
  

• Create Order -painike mahdollistaa kauppiaalle siirtymisen asiakkaan istuntoon kassalle. Tämän kautta myyjä voi asiakkaan pyynnöstä viimeistellä tilauksen hänen puolestaan.

Tarjousten automaattinen hallinta ja ERP-integraatio

ERP-integraation osalta tietoja ei lähetetä ERP-järjestelmään tarjousvaiheessa. Vasta kun asiakas hyväksyy tarjouksen ja tekee tilauksen, tiedot siirtyvät ERP:een kuten normaaleissa tilauksissa. Kauppias voi myös "Create Order" -painikkeella viimeistellä tilauksen asiakkaan puolesta.

Tarjousten statukset ja ryhmät

Quotes kohdasta löytyvät myös kohdat Quotes Status ja Quotes Groups:

Quotes Status = Tarjouksen tilat:

• Open: Vastaanotettu tarjouspyyntö

• Accepted: Hyväksytty tarjous

• Cancelled: Hylätty tarjous (esim. jos asiakas muuttaa ostoskorin sisältöä)

• Proposal sent: Asiakkaalle lähetetty tarjous

Huom! Tilojen muokkaamista ei suositella, sillä niihin on sisäänrakennettu automatiikkaa, mutta uusia tiloja voi luoda tarvittaessa.

Quotes Groups eli Tarjouksen tuoteryhmät: Tuoteryhmien avulla tarjouksen sisältöä voidaan jäsennellä asiakkaille helpommin hahmotettavaksi. Esimerkiksi valaistusratkaisuja tarjottaessa ryhmät voi nimetä eri huoneiden mukaan, tai ajoneuvotarvikkeissa tuotteet voidaan järjestellä ajoneuvon osien perusteella.

Yhteenveto

Verkkokaupan tarjoustyökalu tarjoaa monipuoliset mahdollisuudet tarjousten hallintaan sekä asiakkaille että kauppiaille. Sen joustavat asetukset, automaattiset muistutukset ja ERP-integraatio tehostavat myyntiprosessia ja parantavat asiakaskokemusta.